Les tâches dans Qargo sont des actions configurables utilisées pour automatiser et suivre les processus à travers l’ensemble du flux de travail — depuis la commande jusqu’à la facturation.
Elles permettent de standardiser les processus opérationnels, d’améliorer la visibilité et de réduire les interventions manuelles.
🎯 Objectif des Tâches
Les tâches servent à :
Automatiser les actions répétitives (par exemple : envoyer un e-mail, mettre à jour un statut ou générer un document).
Maintenir la cohérence des processus internes entre les différents utilisateurs et départements.
Garantir la traçabilité de chaque étape — chaque tâche est enregistrée dans l’historique de la commande, du trajet ou de la facture.
Améliorer l’efficacité en supprimant les opérations manuelles inutiles.
🧭 Où les Tâches sont-elles utilisées ?
Les tâches sont présentes dans plusieurs modules de Qargo :
Commandes (Orders) – automatisation du suivi ou de la communication avec les clients.
Trajets (Trips) – envoi automatique de documents comme POD ou CMR.
Factures (Invoices) – automatisation de la génération ou de l’envoi des factures.
Réservations (Bookings) – contrôle des informations reçues ou validation automatique.
Chaque module peut avoir son propre ensemble de tâches selon les besoins opérationnels.
⚙️ Comment fonctionnent les Tâches ?
Une tâche peut être :
Manuelle : elle nécessite une action de l’utilisateur pour être complétée (par exemple, cliquer sur “Marquer comme terminé”).
Automatique : elle s’exécute automatiquement lorsqu’une condition prédéfinie est remplie (par exemple, à la création d’une commande ou à la réception d’un document).
Chaque tâche suit un cycle de vie :
Créée automatiquement ou manuellement.
Assignée à une personne ou à un rôle spécifique (par ex. : exploitation, facturation).
Exécutée ou marquée comme terminée.
Archivée avec horodatage pour assurer la traçabilité.
🪄 Pourquoi utiliser les Tâches ?
L’utilisation des tâches présente plusieurs avantages :
Automatisation des flux de travail pour minimiser les oublis et retards.
Réduction du travail administratif grâce aux envois et mises à jour automatiques.
Suivi clair et transparent des actions effectuées pour chaque commande, trajet ou facture.
Gain de productivité pour les équipes opérationnelles.
🧩 Types de Tâches
Les tâches peuvent être configurées pour :
Envoyer des e-mails automatiques (ex. : confirmation de livraison, envoi de facture).
Changer un statut (par ex. : passer de “Livré” à “Prêt pour facturation”).
Générer un document (ex. : POD, CMR, facture).
Notifier un utilisateur ou un groupe lorsqu’une étape clé est atteinte.
Chaque type de tâche peut être combiné pour créer un flux de travail entièrement automatisé.
🔧 Configuration des Tâches
Pour configurer une tâche :
Naviguez vers Configuration → Tâches.
Sélectionnez la catégorie (Commande, Trajet, Facture, etc.).
Cliquez sur Ajouter une tâche.
Définissez les paramètres :
Nom et description de la tâche
Rôle ou personne responsable
Type de déclenchement (manuel ou automatique)
Conditions de déclenchement
Destinataires (rôles de contact ou e-mails)
💡 Astuce : les tâches peuvent également être configurées pour s’exécuter uniquement lorsque certaines conditions spécifiques sont remplies (par ex. : “POD reçu” ou “statut livré”).
📊 Suivi et Gestion des Tâches
Toutes les tâches peuvent être consultées :
Dans la vue Tâches de chaque module (Commande, Trajet, Facture).
Dans les listes d’actions rapides (Quick Actions).
Les filtres de colonnes permettent de suivre les tâches par :
Statut (en attente, terminé, échoué)
Responsable
Date d’exécution
Type de tâche
Cela permet un contrôle complet du flux opérationnel et une transparence totale dans le suivi des activités.
💼 Exemple d’Utilisation
Une entreprise configure des tâches pour :
Envoyer automatiquement un e-mail de confirmation de livraison avec le POD au client.
Changer le statut de la commande en “Prêt pour facturation” après la livraison.
Générer automatiquement la facture dans Qargo.
Résultat :
Aucune étape n’est oubliée, les clients sont tenus informés, et la facturation se fait plus rapidement.