La section Documents de la configuration Qargo vous permet de définir les types de documents et de modèles utilisés dans vos opérations.
Elle est essentielle pour assurer la conformité, la traçabilité et l’automatisation du traitement documentaire dans votre flux de travail logistique.
📁 Vue d’ensemble
Les documents configurés dans Qargo peuvent être associés à différents modules du système, tels que :
Commandes
Trajets
Factures
Conducteurs
Véhicules
Sous-traitants
Chaque type de document peut être paramétré selon les exigences opérationnelles ou réglementaires de votre entreprise.
⚙️ Configurer les Types de Documents
Pour ajouter ou modifier des types de documents :
Accédez à Configuration → Documents.
Cliquez sur Ajouter un type de document.
Complétez les champs requis :
Champ | Description |
Nom du document | Nom interne du type de document (ex. : Licence de conduire, Certificat ADR, CMR). |
Catégorie | Sélectionnez la catégorie (Conducteur, Véhicule, Commande, etc.). |
Validité (période d’expiration) | Indiquez si le document doit comporter une date de validité. |
Obligatoire | Spécifiez si ce document est requis pour exécuter certaines opérations (par ex. : un véhicule ne peut être planifié sans certificat de contrôle technique valide). |
Téléversement automatique | Activez si le document doit être importé ou mis à jour automatiquement. |
📎 Exemples de Types de Documents Courants
Catégorie | Exemple de document |
Conducteur | Permis de conduire, Carte d’identité, Certificat ADR |
Véhicule | Certificat d’immatriculation, Contrôle technique, Assurance |
Commande / Trajet | CMR, Preuve de livraison (POD), Bon de livraison |
Facturation | Facture client, Avoir, Bon de commande |
🧩 Utilisation des Documents dans le Flux de Travail
Les documents configurés peuvent être utilisés pour :
Automatiser des tâches (par ex. : envoi automatique du POD au client).
Déterminer la disponibilité des ressources (un conducteur ou véhicule non conforme ne peut être planifié).
Centraliser la documentation liée à un ordre, trajet ou facture.
Simplifier les audits grâce à la traçabilité documentaire.
🧠 Bonnes Pratiques
Définissez clairement les types de documents obligatoires pour chaque ressource.
Vérifiez que chaque type de document dispose d’un modèle standardisé si nécessaire.
Assurez-vous que les dates de validité sont correctement suivies via le module Validités.
Utilisez des noms explicites et cohérents pour faciliter les recherches et le reporting.
📚 Combinez les types de documents configurés avec les tâches automatisées pour envoyer, archiver ou contrôler les documents de manière automatique (ex. : “Envoyer le CMR dès qu’il est téléversé”).