Configurez et automatisez les tâches dans Qargo afin d’optimiser les flux de travail, depuis la création des commandes jusqu’à la facturation, y compris l’automatisation des envois d’e-mails de POD et de CMR.
Cliquez sur la vidéo ci-dessous pour une présentation complète de la configuration d’une tâche de flux de travail.
Les tâches sont utilisées pour établir un flux de travail cohérent entre la création des commandes et la facturation. Elles peuvent être configurées selon les préférences internes et les besoins d’automatisation.
📖 Terminologie clé
Tâche : Unité de travail ou processus automatisé utilisé dans les commandes, trajets et factures.
POD (Proof of Delivery) : Document confirmant la bonne livraison des marchandises.
CMR : Document de transport pour le fret routier international (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route).
Contacts du trajet : Destinataires associés à un trajet, susceptibles de recevoir des e-mails ou des mises à jour automatiques.
Génération automatique : Permet de déclencher automatiquement une tâche lorsque certaines conditions (ex. : création de commande) sont remplies.
Tâche manuelle : Tâche nécessitant une intervention humaine pour être complétée.
Rôles de destinataire : Groupes de contacts (par ex. : Exploitation, Client) utilisés pour les notifications automatiques.
🔨 Configuration des Tâches
Accéder à la configuration
Dans le menu principal, cliquez sur Configuration.
Accéder aux Tâches
Sélectionnez Tâches dans l’en-tête.
Choisir une catégorie
Les tâches peuvent être configurées pour :
Commandes
Réservations
Trajets
Factures
Cliquez sur une catégorie dans le panneau gauche pour ajouter ou modifier des tâches.
🔍 Détails de Configuration
Lors de la création ou de la modification d’une tâche, complétez les champs suivants :
Personne responsable : Attribuez la personne ou le rôle chargé de la tâche.
Planification : Définissez le moment où la tâche doit être déclenchée.
Rôles de destinataire : Sélectionnez les rôles (par ex. : Exploitation, Client) pour les notifications e-mail.
Les rôles sont définis sous Client/Sous-traitant > Page-Contacts.
Méthode d’exécution : Sélectionnez si la tâche doit être réalisée manuellement ou automatiquement.
Automatisation :
Pour déclencher une tâche automatiquement (ex. : à la création d’une commande), activez l’option Auto-générer.
Vérifiez que les boîtes mail liées et les coordonnées des destinataires sont correctement configurées.
Paramètres de réponse (Reply-to) :
L’adresse e-mail de réponse est partagée par toutes les communications liées à cette tâche. Il n’est pas possible de définir des adresses distinctes par e-mail, garantissant ainsi une cohérence dans les échanges.
⚙️ Automatisation Basée sur les Contacts (Trajets)
Vous pouvez ajouter des contacts directement à un trajet afin de vous assurer que les bonnes personnes reçoivent les communications associées (ex. : envois POD/CMR).
Étapes :
Activer les e-mails de contact
Allez dans Configuration → Champs supplémentaires.
Sous Trajets, activez le champ E-mails de contact.
Cela rend les adresses e-mail visibles dans les détails du trajet.
Configurer la tâche de contact
Allez dans Configuration → Tâches.
Dans Tâches de trajet, sélectionnez ou ajoutez une tâche e-mail.
Dans le champ Destiné à, sélectionnez Contacts du trajet.
💡 Astuce :
Pour automatiser l’envoi d’e-mails POD/CMR :
Créez une tâche de contact qui se déclenche uniquement lorsque les documents requis (POD/CMR) sont disponibles.
Les mises à jour de configuration ou des adresses e-mail après la création d’une commande ne s’appliquent pas rétroactivement.
L’automatisation s’applique uniquement aux nouvelles commandes créées après configuration.
Toutes les communications d’une même tâche partagent la même adresse de réponse.
🧩 Exemple de Configuration
Paramètre | Par défaut (manuel) | Automatisé |
Nom de la tâche | Envoyer e-mail POD | Envoi automatique POD |
Déclencheur | Marquage manuel de la livraison | Déclenchement automatique à l’import du POD |
Destinataire | Service client | Contacts du trajet |
Exécution | Manuelle | Automatique |
Boîte mail liée | Non configurée | |
Type de document | Non défini | POD/CMR requis avant envoi |
🧰 Suivi et Utilisation des Tâches
Une fois créées, les tâches sont visibles dans :
Les pages de commande
Les pages de trajet
Les vues de facturation
Les nouvelles tâches apparaissent uniquement pour les nouvelles commandes ou trajets.
Si les notifications automatiques (comme les e-mails POD) ne se déclenchent pas :
Vérifiez si la tâche n’est pas configurée en mode manuel.
Vérifiez la configuration e-mail et les coordonnées des contacts.
⚡ Déclenchement Manuel des Tâches
Pour les commandes existantes créées avant la mise en place de l’automatisation :
Rendez-vous sur la liste des commandes.
Survolez le nom de la commande.
Déclenchez manuellement la tâche souhaitée.
Cela permet d’envoyer des e-mails automatiques (comme POD) rétroactivement pour des commandes antérieures.
📠 Cas d’Utilisation
Un client configure une tâche pour envoyer automatiquement le POD et le CMR signés dès que le chauffeur télécharge les documents au point de livraison.
Chaque envoi automatique réussi enregistre une tâche complétée sur la page de commande, créant ainsi un historique clair et vérifiable des communications avec le client.