Sur la fiche client, vous pouvez ajouter des contacts.
Ces contacts peuvent se voir attribuer certains rôles, qui seront préremplis automatiquement lors de l’envoi de certains e-mails depuis Qargo.
Il existe trois rôles que vous pouvez associer à un contact :
Facturation
Opérations
Traitement CRM/POD
Autre
Facturation
Ce rôle est utilisé par défaut pour les tâches configurées pour l’envoi des factures.
Le rôle peut être attribué lors de la création d’un contact client ou à un contact existant, aussi bien depuis la page du client que celle du sous-traitant.
Opérations
Ce rôle est utilisé par défaut pour les tâches consistant à envoyer des ordres de transport aux sous-traitants.
Le rôle peut être défini de la même manière que pour « Facturation », soit lors de la création d’un contact, soit pour un contact déjà existant, sur les pages “Client” ou “Sous-traitant”.
Traitement CRM/POD
Veuillez adresser toutes les communications relatives aux CMR/POD au contact et à l'adresse e-mail appropriés.
La tâche configurée pour envoyer les CMR/POD après le chargement ou la fin du voyage utilisera le ou les contacts disposant de ce rôle comme destinataires.
Si aucun contact ne dispose de ce rôle, l'e-mail pourra être envoyé à un contact de secours, comme le service de facturation (selon la configuration).
Autre
Ce rôle correspond à tout autre type de tâche e-mail qui peut être ajouté dans le système.
De même, il peut être attribué lors de la création du contact ou ultérieurement à un contact déjà existant, que ce soit sur la page du client ou celle du sous-traitant.
‼️ Si un contact n’a pas de rôle, alors ce contact ne pourra pas être ciblé par certaines tâches de contact automatisées ou manuelles.
Localiser les tâches liées aux rôles de contact
Pour savoir quelle tâche utilise quel rôle de contact, allez dans Configuration → Tâches, puis repérez la tâche concernée.
Par exemple : la tâche qui envoie les factures sera configurée pour s’adresser aux contacts ayant le rôle Facturation.
Vue d’ensemble des contacts / ajustement des rôles
Vous disposez également d’une vue complète de tous les contacts et des rôles qui leur sont attribués sous Clients → onglet Contacts.
Depuis cette page, il est possible de modifier les rôles selon vos besoins.
