Les contacts peuvent être ajoutés aux profils d’entreprise. Ces contacts peuvent ensuite recevoir certains rôles, qui seront automatiquement préremplis lors de l’envoi de certains e-mails depuis Qargo.
Une fois ajoutés, les rôles des contacts peuvent être modifiés directement depuis la fiche entreprise ou depuis les détails du contact. La coche verte indique que le rôle est attribué au contact. Un même contact peut se voir attribuer plusieurs rôles.
Rôles disponibles
Facturation (Billing)
Opérations (Operations)
Traitement CMR/POD (CMR/POD Processing)
Autre (Other)
Rappels de paiement (Payment reminders)
Une vue d’ensemble complète des contacts et des rôles attribués est également disponible via Companies > Contacts.
Facturation (Billing)
Ce rôle est utilisé par défaut pour les tâches configurées pour l’envoi des factures.
Opérations (Operations)
Ce rôle est utilisé par défaut pour les tâches liées à l’envoi des ordres de transport aux sous-traitants.
Traitement CRM/POD (CMR/POD processing)
Ce rôle permet de diriger toutes les communications liées aux CMR/POD vers le contact et l’adresse e-mail appropriés.
Les tâches configurées pour envoyer des CMR/POD après un téléversement ou après la fin d’un trajet utiliseront les contacts disposant de ce rôle comme destinataires des e-mails.
Si aucun contact ne possède ce rôle, l’e-mail peut être envoyé à un contact de secours, tel que Facturation, selon la configuration.
Autre (Other)
Ce rôle peut être configuré pour toute autre tâche d’envoi d’e-mails ajoutée ultérieurement dans le système.
Rappels de paiement (Payment reminders)
Ce rôle permet d’envoyer facilement des rappels à la personne responsable des paiements au sein de l’entreprise.
📚 Le rôle peut être attribué lors de la création d’un contact d’entreprise ou à un contact déjà existant, comme illustré ci-dessous, et s’applique aussi bien aux contacts clients qu’aux contacts sous-traitants.
Utilisation des contacts dans les tâches
‼️ Si un contact n’a pas de rôle, alors ce contact ne pourra pas être ciblé par certaines tâches de contact automatisées ou manuelles.
Pour identifier quelle tâche utilise quel rôle de contact, procédez comme suit :
Accédez à CONFIGURATION > Tasks
Localisez la tâche concernée
L’exemple de tâche ci-dessous indique que les factures seront envoyées aux contacts ayant le rôle Facturation et/ou Rappels de paiement attribué.
