Importation de documents de factures
Lorsqu'un client émet une auto‑facture, il peut être fastidieux de faire correspondre manuellement chaque charge sur ces factures pro forma. En utilisant l'option d'importation directe dans le système, vous pouvez scanner et valider les charges, accélérant ainsi la saisie des données tout en réduisant le risque d'erreurs ou de divergences.
Vous pouvez importer un document PDF ou un tableur pour faire correspondre les commandes dans le système.
Création de la facture
Accédez au sous‑menu Factures sous FACTURES.
Cliquez sur le bouton vert Créer une facture.
La page Créer une facture affichera deux options d'auto‑facture client :
Importer un document : Importer une facture PDF du client.
Importer un tableur : Copier/Coller les données du tableur fourni par le client.
Documents PDF
Accédez au sous‑menu Factures et cliquez sur le bouton Créer une facture.
Cliquez pour sélectionner et importer votre document, ou faites‑le glisser dans le champ prévu à cet effet.
Le système scannera et validera le document, en proposant des correspondances de commandes basées sur les éléments suivants :
Numéros de référence client
Références de chargement/déchargement
Dates de début/fin de commande
Charges de transport
Une fois validé, le système générera des suggestions de commandes correspondant aux données du document importé :
Les commandes correspondantes seront affichées en bleu.
Les commandes non correspondantes seront affichées en orange.
Une fois les charges confirmées, cliquez sur ENREGISTRER. Cela créera la FACTURE EN BROUILLON, à partir de laquelle la facture pourra être générée.
Cliquez sur Générer la facture PDF pour passer de l'état brouillon à l'état facturé.
Des tâches supplémentaires deviendront disponibles, permettant à l'utilisateur de compléter le traitement lorsque nécessaire.
Tableurs
Accédez au sous‑menu Factures et cliquez sur le bouton Créer une facture.
Cliquez pour sélectionner et un nouveau tableau apparaîtra où le tableur de la facture client pourra être copié.
Le système scannera et validera le document, en proposant des correspondances de commandes basées sur les éléments suivants :
Numéros de référence client
Charges de transport
Une fois validé, le système générera des suggestions de commandes correspondant aux données du document importé :
Les commandes correspondantes seront affichées en bleu.
Les commandes non correspondantes seront affichées en orange.
Modifiez le tableur ici pour optimiser les correspondances. Une fois mis à jour, cliquez sur ENREGISTRER pour créer une facture vide en brouillon.
Les charges correspondantes seront mises en surbrillance et numérotées. Cliquez sur Ajouter des charges pour sélectionner.
Remarque : Limite de 100 lignes pouvant être traitées à la fois. Utilisez Ajouter une charge depuis la commande pour ajouter manuellement des charges supplémentaires.
Détection des différences de charges et ajout de charges de litige
Lors de l'importation d'une auto‑facture pour créer une facture, le système détecte également lorsqu'il y a une différence entre le prix sur le tableur de l'auto‑facture et le prix dans le système.
Par exemple, si vous avez 3 charges liées de manière unique à 3 lignes dans le tableur et qu'aucun des montants ne correspond, vous pouvez cliquer sur l'icône de séparation (la première à gauche dans l'exemple ci‑dessous). Cela affichera que le montant de la charge d'origine sera modifié pour correspondre au montant de l'auto‑facture.
Les différences seront alors placées sur une nouvelle charge. Dans la première version, l'utilisateur doit choisir la charge.
Une fois cela sélectionné et enregistré, les ajustements sont effectués immédiatement.
Ajustement des factures
Une fois qu'une facture ou une facture en brouillon a été créée, vous pourrez la retrouver sous la colonne des factures.
Vous pouvez simplement cliquer sur l'ID de la facture pour ouvrir la page de la facture et effectuer des ajustements.
Informations générales : Cliquez sur une ligne pour mettre à jour les détails si nécessaire.
Ajouter des charges : Sélectionnez pour ajouter des charges depuis la commande ou une charge autonome.
Modifier le taux de TVA : Sélectionnez dans le menu déroulant pour ajuster le taux de taxe selon les besoins.
Lignes de facture : Cliquez sur une ligne pour modifier les détails de la charge.