📚 Mise des commandes en statut 'Prêt à facturer'
Identifier les commandes à facturer
Les commandes peuvent être mises en statut « Prêt à facturer » à tout moment selon les besoins de votre entreprise. Le workflow le plus courant consiste à définir ce statut une fois que la commande est en statut Livré.
Grâce aux tâches, il est possible de configurer ce statut comme manuel ou automatique.
Automatique : L’événement « Planifier après » détermine le moment où le statut sera automatiquement mis à jour. Il reste possible de définir manuellement le statut avant l’événement configuré.
Manuel : Une fois la commande en statut Livré, un utilisateur doit mettre à jour manuellement le statut pour qu’il devienne Prêt à facturer.
Processus manuel
Pour mettre à jour le statut manuellement, commencez par déterminer quelles commandes doivent être mises à jour :
Dans le menu Commandes, utilisez les vues par onglet par défaut (« Livré » ou « Toutes » si le statut n’a pas besoin d’être livré).
Cliquez sur Modifier les colonnes pour afficher ou masquer les colonnes de données.
Créez une vue personnalisée +Vue et utilisez le filtrage des colonnes pour sélectionner ce que vous souhaitez afficher.
Options de filtrage des colonnes
Consolidez les commandes sur un seul écran pour faciliter l’audit en vue de la facturation.
Personnalisez la vue selon des critères spécifiques (nom du client, dates, etc.) pour facturer les commandes concernées.
Exemple : Une vue personnalisée pour « Audit Facture » filtrera les colonnes selon le client, le statut d’exécution des commandes (livré), les commandes non facturées et la tâche « Prêt à facturer ». Cela permet d’afficher toutes les commandes en attente pour un client spécifique sur un seul écran.
Marquer les commandes « Prêt à facturer »
Pour qu’une commande apparaisse dans le module Factures, le statut doit être Prêt à facturer. Les commandes peuvent être mises à jour individuellement ou en masse via la fonction Action rapide.
Individuellement : Depuis la liste des commandes ou la page des détails de la commande, marquez les commandes comme Prêt à facturer.
En masse : Sélectionnez plusieurs commandes, cliquez sur Actions rapides, puis sur Prêt à facturer, et confirmez votre sélection.
Une vérification finale est recommandée pour confirmer que toutes les commandes attendues sont incluses.
⚠️ Avertissement sur les frais de transport : Qargo affiche désormais un avertissement si les frais de transport d’une commande sont égaux à zéro. Cela apparaît lors de la mise en statut Prêt à facturer ou lors de la création d’une facture en masse.
Création d’une facture
Une fois les commandes auditées et toutes les conditions remplies pour la facturation (statut, documents reçus, etc.), et le statut mis à jour en Prêt à facturer, la commande est transférée dans le module Factures.
Accédez à Factures > Commandes à facturer.
Sélectionnez les commandes avec le statut Prêt à facturer depuis l’onglet par défaut ou une vue personnalisée.
Appliquez éventuellement des filtres (nom du client, dates, etc.) pour affiner la sélection.
Création de la facture
Sélectionnez une ou plusieurs commandes, puis cliquez sur Créer une facture.
Personnalisez vos préférences : consolidation des commandes ou factures séparées par commande.
Configurez la date de la facture :
Date actuelle
Première date de collecte
Dernière date de livraison
La date sélectionnée détermine l’échéance selon les conditions de paiement du client.
Ajustements de la facture
Modifiez les dates, les conditions de paiement, ou ajoutez/supprimez des lignes de frais.
Ajoutez des documents ou des tâches liés à la facturation.
Les lignes de facture permettent d’ajouter, de retirer, ou de créditer des frais, et de créer des notes de crédit si nécessaire.
Vérifiez le taux de TVA et modifiez-le si nécessaire.
Génération du PDF
Vérifiez les informations sur la page de facture.
Cliquez sur le bouton lecture ou utilisez les Actions rapides pour générer plusieurs factures en masse.
Le PDF généré peut être prévisualisé pour un contrôle final.
Envoi des factures
Assurez-vous qu’un contact avec le rôle Facturation est attribué au client.
Cliquez sur Envoyer la facture.
Vérifiez l’adresse e-mail du destinataire et les pièces jointes.
Cliquez sur Envoyer.
Si nécessaire, l’e-mail peut être renvoyé ou transféré.
Publication des factures
La dernière étape consiste à définir le statut Facture publiée.
Avec une intégration comptable, les factures peuvent être envoyées directement au logiciel comptable ou exportées manuellement.
Une fois publiées, les factures ne peuvent plus être modifiées.