Introduction
Créer de nouveaux clients dans Qargo est un processus simple qui permet de collecter et de gérer tous les renseignements nécessaires concernant les commandes, les factures et la communication.
Cette fonctionnalité sert notamment lorsqu’une entreprise souhaite intégrer un nouveau client, suivre efficacement ses commandes et ses modalités de paiement, et définir des limites de crédit pour un meilleur contrôle financier.
Terminologie clé
Client : Une entreprise ou une personne physique à laquelle des services sont fournis et gérés via Qargo.
Commande : Une demande de service saisie dans le système au nom d’un client.
Limite de crédit : Le montant maximal de factures en souffrance qu’un client peut avoir avant qu’un avertissement ne soit déclenché.
Statut : Le stade actuel de la relation avec le client (Prospect, Approuvé, Non Approuvé, Avertissement, Bloqué).
Facture : Un document de facturation envoyé au client pour les services rendus.
Étapes pour ajouter un nouveau client
Accéder au module Clients : Depuis le menu principal de navigation, cliquer sur « Clients ».
Ouvrir la liste des clients : Cette action permet de voir la page contenant la liste des clients existants.
Démarrer la création d’un client : Cliquer sur le bouton Créer un client dans le coin supérieur droit de la page.
Rechercher la société du client : Commencer à taper le nom de la société. Une boîte de recherche Google apparaîtra, aidant à rechercher et à remplir automatiquement certaines données de l’entreprise comme l’adresse.
Remplir les informations du client : Compléter le formulaire client, y compris en sélectionnant un statut parmi les suivants :
Prospect : L’entreprise est un client potentiel mais n’est pas encore approuvée. Seuls les devis peuvent être créés ; aucune commande ne peut être passée.
Non approuvé : L’entreprise n’est pas encore totalement validée comme client. Il s’agit d’une étape intermédiaire entre Prospect et Approuvé. Les autorisations sont les mêmes que celles du statut Prospect.
Approuvé : Le client est validé. Les commandes peuvent être passées sans restriction.
Avertissement : Le client est approuvé, mais un avertissement s’affiche lors de la création d’une commande. L’opérateur peut lever l’avertissement pour poursuivre la commande.
Bloqué : Le client est bloqué ; aucune nouvelle commande ne peut être créée.
Lorsqu’il s’agit d’une entreprise qui représente d’autres sociétés (via le portail client / l’API externe client), elle ne peut créer des commandes que si elle bénéficie du statut Approuvé.
Si un sous-traitant est aussi un client, le statut est désormais séparé, et le statut client fonctionne selon les modalités décrites ci-dessus.
Définir les modalités de paiement : Indiquer les conditions de paiement et autres données de compte selon le besoin.
Créer un client depuis l’onglet Commandes
Cette méthode constitue un raccourci utile pour ajouter rapidement un nouveau client pendant l’élaboration d’une commande.
Aller à l’onglet Commandes : dans le menu principal, cliquer sur Commandes, puis cliquer sur Créer une commande.
Sélectionner le service de transport : parmi les options disponibles, choisir le mode de service de transport souhaité.
Créer un nouveau client : cliquer dans la case “Client”. Une liste des clients existants s’affichera. Faire défiler vers le bas de cette liste et sélectionner l’option + Créer un nouveau client. Remplir les informations requises pour le client et cliquer sur Enregistrer.
Définir les limites de crédit client
Le fait de définir une limite de crédit pour un client permet de surveiller et de contrôler les créances impayées, garantissant que l’entreprise demeure financièrement saine. Suivez les étapes ci-dessous :
Activer le champ Limite de crédit : Avant d’assigner une limite de crédit, assurez-vous que le champ “Limite de crédit” est activé dans les paramètres de configuration.
Aller au module Configuration.
Sélectionner Champs supplémentaires.
Cliquer dans Client / Sous-traitant dans la section “Client”. Puis localiser “Limite de crédit” dans la liste des champs et cliquer dessus.
Cliquer sur Activer. Puis cliquer sur Enregistrer.
Attribuer une limite de crédit à un client :
Revenir à l’écran Clients et sélectionner le client à modifier.
Descendre dans la page des détails du client jusqu’au champ Limite de crédit.
Saisir le montant de limite de crédit souhaité pour ce client.
Définir une limite de crédit appropriée pour chaque client aide à gérer les risques et permet aux équipes financières de rester informées de l’état des paiements des clients.
Avertissement en cas de dépassement de la limite de crédit :
Une fois la limite de crédit configurée, si le montant des factures impayées d’un client dépasse ce montant, Qargo déclenche automatiquement un avertissement lorsqu’une tentative de création de commande est effectuée pour ce client — ce qui permet de gérer proactivement l’exposition financière.
Toujours examiner l’avertissement et envisager de discuter des modalités de paiement avec le client avant de procéder à de nouvelles commandes.
Exemples de cas d’utilisation supplémentaires
Définir des limites de crédit différentes pour des clients en fonction de leur historique de paiement et fiabilité.
Utiliser l’avertissement de dépassement comme déclencheur pour initier des mesures de contrôle de crédit ou suspendre les commandes ultérieures.
Mettre rapidement à jour les limites de crédit après une révision des clients lors d’évaluations financières annuelles ou trimestrielles.